пятница, 23 марта 2018 г.

Органайзер в облаке


В интернете довольно много всяких обзоров различных программ для учета задач и личного времени. Я решил описать свое программное решение. Это далеко не best practice, но может быть кому-нибудь будут полезны некоторые элементы.

Для начала хочу сказать что Планнинг, или учет задач и личного времени, это процесс, включающий в себя процедуры постановки задач, напоминаний, контроля и анализа. А любые программы — это всегда лишь инструменты, автоматизирующие процесс. Поэтому если нет понимания процесса, то перебор приложений-органайзеров может надолго затянуться и выбор не будет эффективным.

На основании эмпирического опыта (длительного применения ручки, блокнота и еженедельника) я сформулировал следующие требования к приложению для автоматизации личного органайзера.

1. Должна быть возможность работать с мобильного устройства — хотя бы смотреть план на день и закрывать выполненные задачи. Иначе смысла во всей этой автоматизации нет.

2. Ведение списка простых задач с датой выполнения. Типа, позвонить Партнеру, рассчитать платеж, написать письмо.

3. Обязательно должна быть возможна группировка задач по группам. Например: текущие, личные, ремонт квартиры, налоговый консалтинг.

4. Ведение календаря событий, привязанных по времени: встречи с клиентами и партнерами, различные мероприятия и другие события, привязанные по времени.

5. Должна быть возможность заводить задачу на основании другой задачи. Такая вот эмуляция “еды слона по частям” для борьбы с долгоиграющими задачами. Например — задача “разработать систему мотивации для сотрудников”. Сделать надо за три месяца, до начала нового сезона. Я ее ставлю себе чтобы она фигурировала в списках задач. И далее для каждого маленького шажка я создаю новую простую задачу с конкретным сроком (п. 2). Например: “запросить у отдела кадров реестр сотрудников без премиальной программы”, потом “рассчитать среднюю стоимость привлеченного транспорта на одну отгрузку” — это когда я уже KPI логисту придумываю. Ну и так далее.

6. Должна быть возможность ведения напоминаний. Для регулярных задач с привязкой по датам но без жесткой привязки по времени. Нечто среднее между пунктами 2 и 4. Сейчас объясню для чего это. Например, я каждую пятницу “подбиваю” свою рабочую кассу ИП. Глупо же отказываться от встречи с клиентом (а они дико занятые все, другое время им сложно найти) только потому что в пятницу на 14-00 у меня в календаре стоит “подбитие кассы”. Этим я могу заняться в любое время. Поэтому событие не подходит. В то же время это не должна быть просто задача на конкретный день (п. 2). Например, у меня есть напоминание “каждый квартал 25го числа платить налоги по ИП”. Стоит оно на 25ое, но 25ое число элементарно может оказаться выходным. Да и какая разница когда я оплачу — 25го или 26го. Это просто напоминание. Когда я его увижу на предстоящей неделе я поставлю себе задачу на тот день, который будет наиболее подходящий для этого.

7. Идеально было бы иметь инструмент для еженедельного планирования. То есть, такой интерфейс, который позволял бы легко просмотреть  напоминания, проанализировать “долгоиграющие” и просроченные задачи, сформировать текущие задачи, раскидать все предстоящие задачи на неделе в зависимости от загруженности по событиям и все это с учетом озвученной бизнес-логики пп. 1-6.

Я изучил свыше десятка разных органайзеров и мобильных приложений, но не нашел подходящего. Поэтому я решил скомбинировать из доступных инструментов (Гугл Задачи и Гугл Календарь) и кастомизировать с помощью языка сценариев Google Apps Script. Получилось такое решение.

Гугл Задачи позволяет вести простейший учет задач со сроками и группировкой по спискам задач. Гугл Календарь очень удобен для ведения графика событий. При этом есть возможность гибкой настройки системы уведомлений хоть по СМС хоть по электронной почте. Этим я “закрыл” пункты 2, 3, 4.

Поскольку Гугл является крупнейшим провайдером существуют не только штатные но и куча сторонних мобильных приложений и виджетов для работы с облачными данных Гугл. Я выбрал GoTasks (имеющее виджет) и стандартный виджет календаря. В итоге я легко смог превратить рабочий экран моего смартфона в план на день (вверху ближайшие встречи, внизу текущие задачи), “закрыв” п. 1.


Для ведения напоминаний (п. 6) идеально подошли события календаря с опцией “весь день”. Они не имеют конкретного времени и не занимают все рабочее поле, освобождая его для планирования встреч. При этом они указаны в шапке заданной даты. То что доктор прописал.

В принципе и этого было бы достаточно. При этом процесс планирования на бумаге раз в неделю занимал у меня порядка двух часов и был очень удобен. Ничего не забывалось, ничего не терялось. Но через какое-то время в качестве упражнения я автоматизировал и его. Я написал скрипт, который выгружает график и задачи в Гугл Таблицу (ведь ее можно при этом отформатировать так как удобно для выдачи на печать). И создал сайдбар (панель инструментов) к этой таблице, в котором можно выполнять все нужные действия по планированию: закрыть задачу, перенести срок, сформировать новую на основании напоминания в один клик, просмотреть предстоящие на неделю.



Благодаря тому, что Гугл предоставляет не отдельные продукты а целую экосистему, в процессе написания сценария я модернизировал процесс планирования.

Во-первых, в список напоминаний я добавил все свои непрочитанные письма (ведь мой почтовый ящик в том же облаке, что и Планнинг). Часто бывают ситуации, когда приходит письмо, которое требует вдумчивого анализа, однако времени на это в моменте нет. Теперь я спокойно оставляю эти письма непрочитанными, понимая, что при недельном планировании оно у меня обязательно выскочит в списке напоминаний и я в один клик смогу поставить себе задачу с соответствующими сроками.

Во-вторых, уже давно я завел себе папку “Текущие лиды” и по каждому появившемуся потенциальному клиенту заводил в этой папке подпапку, в которую сохранял всю информацию по переговорам с данным потенциальным клиентом. А как только этот потенциальный клиент размещал заказ (ну или окончательно отказывался от сотрудничества) я перемещал эту подпапку в папку “Архив - Лиды”. Ну и коль уж Гугл Диск находится в том же облаке что и Планнинг, то и все подпапки из “Текущих лидов” я тоже добавил в панель инструментов в список напоминаний. Чтобы они как минимум раз в неделю мне глаза мозолили и я не забывал ни об одном потенциальном клиенте. И если вдруг мелькнет какая-либо мысль, как можно “дожать” этого клиента, я теперь в один клик могу создать себе соответствующую задачу.

Спасибо за внимание! Всем удачи!

5 комментариев:

  1. Здорово конечно очень. Но все таки изобретаем велосипед. Опять же сугубо имхо. Все уже написано. Я в своей небольшой фирме использовать решил Битрикс24. До 12 человек бесплатно. Нк очень круто. И планфикс и мегаплан курят в сторонке.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Саша, привет!

      Я написал что это не best practice. Так что ты прав. Кому то больше подойдут иные решения.

      Однако, насчет велосипеда я с тобой не соглашусь.

      Тут речь идет вот о чем. Вот хочу я велосипед, но чтобы обязательно был с навигатором (органайзер под мой персональный бизнес-процесс). Производители велосипедов такие не делают, поэтому я купил велик и навигатор (типовые продукты ГуглКалендарь, ГуглЗадачи) и смонстрячил крепление (написал скрипт для связи ГК и ГЗ), чтобы навигатор был на руле перед глазами.

      Ты же ездишь хоть и на крутом, но серийном велике (Битрикс). То есть, чтобы воспользоваться навигатором тебе надо остановится и посмотреть в него, а потом ехать дальше. Вполне рабочий вариант, особенно если, например, ты большую часть времени ездишь известным маршрутом а навигатор тебе нужен редко.

      Классическая дихотомия: взять коробку и подстроить под нее бизнес-процесс или взять коробку и допилить ее до бизнес-процесса.

      Написания программы с нуля (изобретения велика) тут нет.

      Удалить
  2. Кирилл, привет!

    Почитал статью, улыбнулся, я веду свои дела практически идентично, только использую связку гугл.задачи + гугл.календарь + яндекс.почта. Яндекс.почту использую потому как в нее встроена удобная функция - напоминания на отправленные, но не отвеченные письма. Пытался по аналогии сделать напоминания на гугл.почте, но увы, для реализации подобного решения необходимо прикручивать платные расширения. Почему гугл ее программно не внедрит - не понимаю.

    ОтветитьУдалить
  3. только не понял зачем задачи и напоминания переносить в таблицу, ведь все и так удобно и просто...

    ОтветитьУдалить
  4. Если у вас были финансовые проблемы, то вам пора улыбаться. Вам нужно только связаться с г-ном Бенджамином, чтобы сообщить сумму, которую вы хотите одолжить, и период платежа, который вас устраивает, и вы получите кредит менее чем за 48 часов. Просто я в шестой раз получил кредит в 700 тысяч долларов на срок 180 месяцев с возможностью оплаты до истечения срока. Свяжитесь с ним, и вы увидите, что он очень честный человек с добрым сердцем.

    ОтветитьУдалить